Datenschutzerklärung

Fassung 2026-10 · Stand: 12.10.2026

1. Das Wichtigste in Kürze

Wir verarbeiten Ihre Daten, damit Sie unseren Elterngeldrechner, die Elterngeldsoftware und unsere Elterngeldberatung nutzen können.
Für Elterngeld-Anträge brauchen wir auch besonders geschützte Daten, z. B. Angaben zu Schwangerschaft, Geburt, Mutterschutz, Beschäftigungsverbot, Krankheit, Behinderung Ihres Kindes und zur Kirchensteuer (daraus kann sich die Religionszugehörigkeit ergeben). Diese Daten verarbeiten wir nur mit Ihrer gesonderten, freiwilligen und ausdrücklichen Einwilligung. Wir fragen sie ab, bevor Sie den Elterngeldrechner nutzen (Abschnitt 8).
Kein Tracking, keine Werbe-Cookies. Inhalte von Drittanbietern (YouTube, Google-Bewertungen) und das Merken einer Partner-Herkunft gibt es nur nach Ihrer Einwilligung.
Ihre Anträge reichen Sie selbst ein. Wir übermitteln keine Antragsdaten an Behörden.
Ihre Daten liegen auf Servern unseres Hosters IONOS in Deutschland. Besonders schutzbedürftige Felder speichern wir verschlüsselt. Für die Anmeldung steht ein zweiter Faktor zur Verfügung.

2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte/r

Einfach Elterngeld GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Felix Böhme, Pennricher Straße 31, 01157 Dresden, Telefon 0351 799 938 50, E-Mail kontakt@einfach-elterngeld.de.

Unsere Datenschutzbeauftragte bzw. unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie direkt unter datenschutz@einfach-elterngeld.de oder per Post an: Einfach Elterngeld GmbH, z. Hd. der/des Datenschutzbeauftragten, Pennricher Straße 31, 01157 Dresden.

3. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

Auskunft (Art. 15 DSGVO),
Berichtigung (Art. 16),
Löschung (Art. 17),
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3), und zwar so einfach, wie Sie sie erteilt haben: im Kundenbereich oder per E-Mail. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Zuständig ist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Maternistraße 17, 01067 Dresden (Postanschrift: Postfach 11 01 32, 01330 Dresden), post@sdtb.sachsen.de, Telefon 0351 85471-101.

Anfragen richten Sie bitte an datenschutz@einfach-elterngeld.de. Um Ihre Daten zu schützen, können wir einen Nachweis verlangen, dass die Anfrage von Ihnen stammt.

Im Kundenbereich können Sie unter „Datenschutz & Datensicherheit“ jederzeit selbst

eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO als PDF herunterladen,
einen vollständigen Datenexport (ZIP mit Ihren Daten in maschinenlesbarer Form, allen hochgeladenen Dateien, Anträgen, Rechnungen und Bestellunterlagen) herunterladen und
die Löschung Ihres Kontos und Ihrer Daten beantragen.

Zum Schutz Ihrer Daten bestätigen Sie dafür vorher Ihr Passwort und – falls eingerichtet – Ihren zweiten Faktor. Jeden Abruf und jeden Antrag protokollieren wir ohne Inhalte (Art, Zeitpunkt, Weg) und informieren Sie per E-Mail. Das Protokoll dient dem Nachweis, dass wir Ihre Anfragen fristgerecht bearbeitet haben (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 5 Abs. 2 und Art. 12 DSGVO); wir löschen es 3 Jahre nach Ende des Jahres der Anfrage. Nach einer Löschung bewahren wir nur auf, wozu wir gesetzlich verpflichtet sind (z. B. Rechnungen 8 Jahre), und sperren diese Daten für jede andere Nutzung (Art. 18 DSGVO).

4. Hosting, Protokolle, Datensicherung, Sicherheit

Hosting: Website, Kundenbereich, Datenbank und E-Mail-Postfächer betreibt für uns die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit IONOS besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Server-Protokolle: Bei jedem Seitenaufruf speichert der Webserver IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse und Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browser-Kennung. Zweck sind ein sicherer Betrieb und die Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht. Eine statistische Auswertung findet nicht statt.

Anwendungsprotokolle: technische Fehlermeldungen, 30 Tage.

Sicherheitsprotokoll der Anmeldung: Kundennummer, Ereignis und Zeitpunkt, ohne IP- und E-Mail-Adresse, 12 Monate.

Datensicherungen: Wir sichern die Datenbank stündlich und die Dateien täglich. Die Sicherungen liegen auf unserem Server und zusätzlich verschlüsselt (der Schlüssel bleibt bei uns) in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in der EU und im Objektspeicher der IONOS SE in Deutschland, jeweils als Auftragsverarbeiter. Wir bewahren Sicherungen 7 Tage auf; zum Schutz vor Manipulation und Verschlüsselung durch Angreifer bleiben entfernte Sicherungsstände technisch bis zu 7 weitere Tage gesperrt und werden danach endgültig gelöscht. Wird eine Sicherung eingespielt, wiederholen wir die zwischenzeitlich fälligen Löschungen. Rechnungen archivieren wir wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gesondert und verschlüsselt.

Überwachung: Ob unsere Website erreichbar ist und die Sicherungen laufen, überwachen wir mit den Diensten Better Stack und Healthchecks.io. Diese Dienste erhalten nur technische Statusmeldungen unseres Servers, keine Daten von Ihnen.

Schutzmaßnahmen: HTTPS; verschlüsselte Speicherung besonders schutzbedürftiger Datenfelder (z. B. Namen, Anschrift, Steuer-ID, Bankverbindung, Einkommen); Zwei-Faktor-Anmeldung (Pflicht für Beschäftigte mit Admin-Zugang); begrenzte Anmeldeversuche; Content-Security-Policy. Hochgeladene Dateien liegen nicht öffentlich erreichbar; Zugriff haben nur berechtigte Personen.

5. Cookies und ähnliche Technologien (§ 25 TDDDG)

Wir speichern auf Ihrem Gerät nur Informationen, die unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), oder die Sie erlaubt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Name	Zweck	Dauer	Art
laravel_session	Sitzung (Anmeldung, Formulare, Bezahlvorgang, Eingaben im kostenlosen Rechner)	bis Browser-Ende bzw. 120 Minuten Inaktivität	erforderlich
XSRF-TOKEN	Schutz vor gefälschten Formularanfragen	2 Stunden	erforderlich
remember_web_…	„Angemeldet bleiben“, nur auf Ihren Wunsch	30 Tage	erforderlich auf Ihren Wunsch
ee_trusted_device	„Diesem Gerät 30 Tage vertrauen“, nur auf Ihren Wunsch	30 Tage	erforderlich auf Ihren Wunsch
ee_geraet	erkennt nach der Anmeldung, ob Sie ein bekanntes Gerät nutzen, damit wir Sie bei einer Anmeldung auf einem neuen Gerät warnen können (Abschnitt 7)	365 Tage, gesetzt erst bei der Anmeldung	erforderlich (Kontosicherheit)
borlabs-cookie	speichert Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis	1 Jahr	erforderlich
ee-language	Sprache bei der Beratungsbuchung	1 Stunde	erforderlich
referrer	merkt sich, dass Sie über unseren Partner Steuertipps gekommen sind (Abschnitt 18)	30 Tage	nur mit Einwilligung
__stripe_mid, __stripe_sid	Betrugsprävention von Stripe, nur auf Bezahlseiten	1 Jahr bzw. 30 Minuten	erforderlich für die Zahlung

Cookie-Hinweis: Er ist selbst programmiert und nutzt keine externen Dienste. Er hat drei Kategorien: „Essenziell“ (immer aktiv), „Externe Medien“ (YouTube, Google-Bewertungen) und „Partner-Herkunft“ (Cookie referrer). Die beiden letzten sind nicht vorausgewählt. Ablehnen ist so einfach wie Zustimmen: Alle Schaltflächen stehen auf derselben Ebene. Ohne Einwilligung funktioniert die Website normal. Ihre Auswahl ändern oder widerrufen Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fuß jeder Seite und im Kundenbereich. Beim Widerruf löschen wir das jeweilige Cookie. Kommen neue Zwecke hinzu, fragen wir Sie erneut.

6. Kontaktaufnahme und Support-Center

E-Mail, Telefon, Kontaktformular: Wir verarbeiten Ihre Angaben (Name, E-Mail, ggf. Telefon, Kundennummer, Nachricht, Anhänge), um Ihr Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsbezug, sonst lit. f). Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Nachrichten je IP-Adresse; die IP-Adresse speichern wir dafür nur kurzzeitig zwischen.

Support-Center: Nachrichten aus dem Kontaktformular, E-Mails an unsere Support-Adressen und Anfragen aus dem Kundenbereich („Meine Anfragen“) legen wir als Anfrage (Ticket) in unserem eigenen Support-System auf unseren Servern bei IONOS ab. Betreff, Absender, Empfänger und Nachrichtentexte speichern wir verschlüsselt; Anhänge liegen nicht öffentlich erreichbar auf unserem Server. Zugriff haben nur unsere Mitarbeitenden. Wie lange wir Anfragen aufbewahren, steht in Abschnitt 21.

Telefon: Unsere Rufnummer 0351 799 938 50 läuft über die Cloud-Telefonanlage Placetel der Gamma Placetel GmbH, Lothringer Straße 56, 50677 Köln. Placetel verarbeitet in unserem Auftrag Ihre Rufnummer, sofern übermittelt, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs, die Zuordnung zu Nebenstellen und Nachrichten auf unserer Mailbox. Die Server stehen nach Angaben des Anbieters in Deutschland. Gespräche zeichnen wir nicht auf.

Verschlüsselte E-Mails: Ausgehende E-Mails versenden wir über das Verschlüsselungs-Gateway „MXG“ der comcrypto GmbH, Brückenstraße 4, 09111 Chemnitz. Das Gateway prüft, wie sicher der Weg zum Empfänger ist, und verschlüsselt die Übertragung entsprechend. Erkennbar ist das am Schloss-Zeichen im Betreff. comcrypto verarbeitet dabei im Auftrag Inhalt, Anhänge und Adressen der E-Mails (Art. 6 Abs. 1 lit. f i. V. m. Art. 32 DSGVO).

Gesundheitsdaten in Nachrichten: Wenn Sie uns von sich aus z. B. Ihren Entbindungstermin mitteilen, verarbeiten wir die Angabe nur zur Beantwortung, auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

7. Kundenkonto und Anmeldung

Im Kundenkonto speichern wir Name und E-Mail-Adresse (verschlüsselt), das Passwort (nur als Hash), Sprache, gebuchte Leistungen, Rechnungs- und Zahlungsstatus sowie Ihre Vertragsunterlagen (Bestelldaten, Fassung der AGB, Belehrung, Ihre Erklärungen und Einwilligungen).

Zwei-Faktor-Anmeldung: Code per E-Mail (10 Minuten gültig, nur als Hash), Authenticator-App (Schlüssel verschlüsselt) oder Passkey (biometrische Daten verlassen Ihr Gerät nicht; wir speichern nur einen öffentlichen Schlüssel). Wiederherstellungscodes und vertrauenswürdige Geräte speichern wir nur als Hash.

Aktive Anmeldungen: Unter „Anmeldung & Sicherheit“ sehen Sie, wo Sie angemeldet sind, und können andere Anmeldungen beenden. Dafür speichern wir je Anmeldung Browser und Betriebssystem in grober Form (verschlüsselt), Beginn, letzte Aktivität und Ende – keine IP-Adresse und keine Gerätemodelle. Melden Sie sich auf einem Gerät an, das wir für Ihr Konto noch nicht kennen, schicken wir Ihnen eine E-Mail. Beendete Anmeldungen löschen wir nach 30 Tagen, bekannte Geräte 12 Monate nach der letzten Anmeldung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f, Art. 32 DSGVO.

Zugriff durch Mitarbeitende: Beschäftigte mit Admin-Zugang greifen nur für Support und Auftragsbearbeitung zu, immer mit zweitem Faktor. Jeder „Login als Kunde“ wird protokolliert. Auskünfte und Datenexporte auf Anfragen per E-Mail oder Post erstellen nur ausdrücklich dazu berechtigte Personen; jeder Vorgang wird protokolliert, und Sie erhalten eine Benachrichtigung. In der Kundenansicht können Mitarbeitende keine Auskunft, keinen Export und keinen Löschantrag für Sie auslösen.

8. Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien (Art. 9 DSGVO)

Bevor Sie den Elterngeldrechner oder die Elterngeldsoftware nutzen oder Unterlagen für die Beratung hochladen, bitten wir um Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist:

getrennt von AGB, Bestellung und anderen Erklärungen, mit eigenem, nicht vorausgewähltem Kästchen;
freiwillig: Wir koppeln sie nicht an andere Zwecke. Ohne die Angaben können wir aber nicht oder nur eingeschränkt rechnen bzw. Anträge erstellen; die betreffenden Funktionen sind dann nicht nutzbar;
ausdrücklich und protokolliert: Wir speichern Fassung und Prüfsumme des Wortlauts, Sprache, Zeitpunkt und Weg;
jederzeit widerrufbar, im Kundenbereich (Profil) oder per E-Mail an datenschutz@einfach-elterngeld.de.

Nach einem Widerruf sperren wir die betroffenen Angaben sofort und löschen Ihre Rechner- und Stammdaten sowie erstellte Antrags-PDFs nach 14 Tagen; Rechnungen und Bestellunterlagen bleiben wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Willigen Sie vor Ablauf erneut ein, entfällt die Löschung. Im kostenlosen Rechner ohne Kundenkonto löschen wir Ihre Eingaben beim Widerruf sofort.

Liegt uns Ihre Einwilligung auf anderem Weg vor (z. B. per E-Mail), vermerkt unser Beratungsteam dies mit Name und Zeitpunkt in Ihrem Kundenkonto.

Ändern wir den Wortlaut der Einwilligung, erhält er eine neue Fassung, und wir fragen Sie bei der nächsten Nutzung erneut.

Wortlaut der Einwilligung (Fassung 2026-10-v3):

Ich willige ein, dass die Einfach Elterngeld GmbH meine Angaben zu Schwangerschaft, Geburt, Mutterschutz, Beschäftigungsverbot, Krankheit, einer Behinderung meines Kindes und zur Kirchensteuerpflicht sowie Angaben, aus denen sich Rückschlüsse auf meine Familienkonstellation ergeben können (z. B. die gewählte Bezeichnung der Elternteile), verarbeitet, um mein Elterngeld zu berechnen, Anträge zu erstellen und mich zu beraten. Ich erkläre, dass ich für mein Kind sorgeberechtigt bin und die Angaben zu meinem Kind (z. B. zu einer Behinderung) auch in dessen Namen zur Verarbeitung freigebe. Soweit ich Angaben zum anderen Elternteil mache (z. B. zu Mutterschutz, Krankheit oder Kirchensteuerpflicht), bestätige ich, dass dieser darüber informiert ist und der Verarbeitung seiner besonderen Kategorien personenbezogener Daten zugestimmt hat oder dass ich berechtigt bin, diese Angaben zu machen. Empfänger sind nur der Hoster IONOS und bei einer Beratung die Beraterinnen und Berater, jeweils im Auftrag der Einfach Elterngeld GmbH; gespeichert werden die Angaben bis zum Ablauf der gewählten Aufbewahrungsfrist. Ich kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; danach werden die Angaben gesperrt und gelöscht. Ohne diese Angaben ist eine Berechnung bzw. Antragserstellung nicht oder nur eingeschränkt möglich.

8a. Daten des anderen Elternteils und Ihres Kindes

Für den Elterngeldantrag sind oft auch Angaben zum anderen Elternteil und zu Ihrem Kind nötig, z. B. Name, Geburtsdatum, Einkommen und Elternzeit des anderen Elternteils, ggf. auch besondere Kategorien wie Mutterschaftsgeld, Krankheit oder Kirchensteuermerkmal des anderen Elternteils, beim Kind die Angaben aus Abschnitt 10. Wir erheben dazu nur die Angaben, die das jeweilige Antragsformular verlangt. Bitte informieren Sie den anderen Elternteil über diese Verarbeitung und diese Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage für die Angaben zum anderen Elternteil und zu Ihrem Kind (Name, Geburtsdatum, Einkommen, Elternzeit u. Ä.) ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse, Ihren Antrag vollständig und richtig vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie handeln dabei für Ihre Familie; die Angaben verwenden wir nur für Ihren Antrag.

Rechtsgrundlage für besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) des anderen Elternteils und Ihres Kindes (z. B. Mutterschaftsgeld, Krankheit, Behinderung, Kirchensteuermerkmal) ist Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO; Abschnitt 8). Im Wortlaut der Einwilligung erklären Sie, dass Sie für Ihr Kind sorgeberechtigt sind und die Angaben zu Ihrem Kind auch in dessen Namen freigeben, und Sie bestätigen, dass der andere Elternteil über die Verarbeitung informiert ist und der Verarbeitung seiner besonderen Kategorien personenbezogener Daten zugestimmt hat oder dass Sie berechtigt sind, diese Angaben zu machen. Ohne diese Einwilligung nehmen wir solche Angaben nicht entgegen; der Rechner, die Software und das Hochladen von Unterlagen sind dann nicht nutzbar. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Abschnitt 8).

9. Elterngeldrechner

Der Rechner berechnet das voraussichtliche Elterngeld aus Ihren Eingaben, z. B. Einkommen und Steuerklasse; Geburts- bzw. errechneter Entbindungstermin, Frühgeburt, Mehrlinge; Zeiten mit Mutterschaftsleistungen; eine schwangerschaftsbedingte Erkrankung mit ihrem Zeitraum; bei älteren Geschwisterkindern deren Geburtsdatum, eine Frühgeburt und Elterngeldmonate.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Gesundheitsangaben Ihre Einwilligung (Abschnitt 8).

Ohne Kundenkonto: Ihre Eingaben liegen nur verschlüsselt in Ihrer Sitzung und werden mit deren Ende gelöscht, spätestens 120 Minuten nach Ihrer letzten Eingabe. Wir legen dafür kein verstecktes Gastkonto an und nutzen die Eingaben nicht für Analyse oder Werbung. In ein Kundenkonto übernehmen wir sie nur, wenn Sie das beim Kauf aktiv wählen; dann gilt Abschnitt 10.

Das Bundesland ermitteln wir aus der Postleitzahl mit einer eigenen Tabelle (Datenquelle GeoNames), ohne Dienste Dritter.

10. Elterngeldsoftware (Antragsassistent)

Welche Daten: was die amtlichen Formulare verlangen.

Zu Ihnen und ggf. dem anderen Elternteil (Abschnitt 8a): Namen, Geburtsdaten, Anschrift, Kontakt; Familienstand, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltstitel; Geschlecht laut Personenstand (nur für die Felder „Geschlecht“ und die Anrede in Anträgen und Anschreiben); Steuer-ID, Krankenversicherung; Bankverbindung für die Auszahlung; Arbeitgeber, Einkommen, Arbeitszeiten, Elternzeit, andere Leistungen.
Zu Ihrem Kind: Name, Geburtsdaten, Geschlecht, Steuer-ID, Kindergeldnummer, Haushalt.
Besondere Kategorien: Schwangerschaft, Entbindungstermin, Frühgeburt, Mehrlinge; Mutterschutz, Mutterschaftsgeld, Beschäftigungsverbot; schwangerschaftsbedingte Erkrankung, Krankengeld; Behinderung eines Kindes; Kirchensteuermerkmal.

Zweck: Berechnung und Planung (einschließlich Günstigerprüfung und Beispielaufteilungen); Erstellung der Antragsformulare (Elterngeld, Kindergeld, Elternzeit-Anmeldung) und Begleitschreiben; Speicherung zum Weiterarbeiten. Beim Erstellen eines Antrags speichern wir die zugrunde liegenden Rechenwerte als Berechnungsnachweis in Ihrem Kundenkonto.

Zwischenspeichern: Während Sie einen Schritt des Elterngeldrechners ausfüllen, speichern wir Ihre noch nicht abgeschlossenen Eingaben automatisch (und auf Knopfdruck) verschlüsselt in Ihrem Kundenkonto, damit Sie später weitermachen können. Übernommen werden sie erst, wenn Sie den Schritt mit „Weiter“ abschließen. Die Zwischenstände löschen wir zusammen mit Ihren übrigen Rechnerdaten (Abschnitt 21); nach dem Erstellen eines Antrags speichern wir keine neuen Zwischenstände. Mitarbeitende sehen Ihre Zwischenstände nicht.

Bezeichnung der Elternteile: Sie können wählen, wie wir Sie und den anderen Elternteil in der Software nennen (Mutter, Vater oder neutral „Elternteil“). Voreingestellt ist die neutrale Bezeichnung. Die Angabe dient nur der Anzeige, ist freiwillig und wird verschlüsselt gespeichert. Sie kann Rückschlüsse auf Ihre Familienkonstellation und damit auf die sexuelle Orientierung zulassen (besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO) und ist deshalb ausdrücklich Teil Ihrer Einwilligung nach Abschnitt 8. Sie wird nicht an KI-Dienste übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für besondere Kategorien Abschnitt 8 bzw. 8a.

Empfänger: Wir übermitteln keine Antragsdaten an Behörden. Zugriff haben unser Hoster (Auftragsverarbeitung) und berechtigte Mitarbeitende.

Schutz: Personen-, Steuer-, Bank-, Einkommens- und Krankenversicherungsdaten sowie Mutterschaftsgeld-Zeiträume speichern wir verschlüsselt. Die PDFs liegen nicht öffentlich erreichbar.

10a. Antrag einreichen (Assistent und elektronische Unterschrift)

Dieser Abschnitt betrifft Sie nur, wenn Sie im Kundenkonto den Assistenten „Antrag einreichen“ nutzen.

Welche Daten: Postleitzahl und Ort (für die Zuständigkeit), bei Bedarf Bezirk oder Ortsteil und – in Bayern – das Geburtsdatum Ihres Kindes; die ermittelte Elterngeldstelle, der von Ihnen gewählte Weg und Ihr Vermerk „gesendet am“. Beim Weg mit qualifizierter elektronischer Signatur zusätzlich: die zum Unterschreiben erzeugte PDF/A-Datei Ihres Antrags, die von Ihnen hochgeladene unterschriebene Datei und das Ergebnis unserer Vorprüfung (Namen der Unterzeichnenden, Zeitpunkt, Aussteller und Art des Zertifikats, ob die Datei danach verändert wurde). Die Antragsdateien enthalten die Angaben aus Abschnitt 10 einschließlich besonderer Kategorien.

Zweck: zuständige Elterngeldstelle ermitteln, die möglichen Wege mit Anleitung anzeigen, die Datei zum Unterschreiben bereitstellen, die Unterschrift vorprüfen und den Versand für Sie festhalten.

Unterschrift und Versand: Die elektronische Unterschrift leisten Sie selbst bei einem Vertrauensdiensteanbieter Ihrer Wahl (z. B. sign-me der D-Trust GmbH). Den Antrag senden Sie selbst an die Elterngeldstelle, z. B. per E-Mail an die von der Stelle genannte Adresse oder über „Mein Justizpostfach“. Dafür gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters bzw. der Behörde. Wir übermitteln keine Daten an Signaturanbieter oder Behörden. Die Vorprüfung der Unterschrift findet auf unserem Server statt, ohne externen Prüfdienst.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für besondere Kategorien Abschnitt 8 bzw. 8a.

Empfänger und Schutz: Zugriff haben unser Hoster (Auftragsverarbeitung) und berechtigte Mitarbeitende; bei einer Beratung sieht Ihre Beraterin bzw. Ihr Berater Stelle, Weg, Status und Ergebnis der Vorprüfung. Postleitzahl, Ort, Dateiangaben und das Prüfergebnis speichern wir verschlüsselt, die Dateien liegen nicht öffentlich erreichbar. Gelöscht wird zusammen mit den Antragsdaten (Abschnitt 21).

11. Elterngeldberatung

Buchung: Name, Kontaktdaten, Telefonnummer, errechneter Geburtstermin, Paket, Zahlungsdaten (Abschnitt 13).

Upload im Kundenbereich: Möglich sind z. B. Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Arbeitgeberbescheinigungen, Geburtsurkunde, Ausweiskopie, Mutterschaftsgeld- oder Krankenkassenbescheinigungen, ärztliche Atteste und Schreiben der Elterngeldstelle. Wir prüfen Typ und Größe jeder Datei und speichern sie nicht öffentlich erreichbar.

Auslesen der Unterlagen: Gehaltsabrechnungen, Gewinnermittlungen und Einkommensteuerbescheide, die Sie für die Beratung hochladen, lesen wir auf unserem eigenen Server in Deutschland automatisiert aus (Texterkennung). So schlagen wir unserem Beratungsteam Werte für Ihre Elterngeldberechnung vor, etwa Bruttolohn je Monat, Steuerklasse oder Gewinn. Die Daten verlassen dabei unseren Server nicht; wir setzen keine externen KI- oder Cloud-Dienste ein und verwenden Ihre Daten nicht zum Training. Die ausgelesenen Werte speichern wir verschlüsselt zusammen mit der Fundstelle im Dokument und löschen sie zusammen mit dem Dokument. Kein Wert wird ungeprüft übernommen: Ihre Beraterin oder Ihr Berater vergleicht jeden Wert mit dem Dokument, bevor er in die Berechnung eingeht. Für die Verbesserung der Erkennung zählen wir nur anonym, wie oft ein Wert erkannt wurde – ohne Beträge, Namen oder Bezug zu Ihrer Person.

Gespräch: per Telefon oder Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Wir nutzen ein geschäftliches Microsoft-365-Abonnement; damit gilt das Datenschutz-Addendum von Microsoft (Art. 28 DSGVO). Microsoft verarbeitet Verbindungs- und Metadaten; Übermittlungen in die USA sind möglich (Abschnitt 20). Gespräche werden nicht aufgezeichnet.

Protokolle und Anträge: Wir erstellen eine Gesprächszusammenfassung und bei Top/Premium Ihre Anträge. Beides speichern wir in Ihrem Kundenbereich.

Freischaltung der Software (Paket Basic): Schalten Sie nach dem Gespräch die Elterngeldsoftware frei, übernehmen wir Ihre Berechnung aus der Beratung; für die weitere Nutzung gilt Abschnitt 10.

Wer hat Zugriff: unsere Beraterinnen und Berater. Ein Teil arbeitet freiberuflich; diese Personen haben wir vertraglich als Auftragsverarbeiter verpflichtet (Art. 28 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für besondere Kategorien Abschnitt 8 bzw. 8a.

12. Terminportal (termin.einfach-elterngeld.de)

Anmeldung: mit der E-Mail-Adresse des Kundenkontos. Das Portal liest nur Kundennummer, E-Mail-Adresse und Beratungsstatus.

Verarbeitet: Antworten im Fragebogen, z. B. Einkommensbereich, Einkunftsarten, Schwangerschaft und errechneter Entbindungstermin (mit Einwilligung nach Abschnitt 8); Termin, Sprache; E-Mails zur Vormerkung und Bestätigung. Die Antworten gehen zur Prüfung zusätzlich an unser Postfach.

Protokollablage bei pCloud: Gesprächsprotokolle (PDF) legen wir bei der pCloud International AG, Zugerstrasse 74, 6340 Baar, Schweiz, in der Datenregion Europa ab. Grundlage ist ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Wir bewahren die Protokolle mindestens 3 Jahre nach Abschluss der Beratung auf und löschen sie danach nach Prüfung.

Speicherdauer im Portal: personenbezogene Daten 92 Tage nach dem Termin; Anmeldeversuche und IP-Adresse im Protokoll 30 Tage; abgelaufene Sitzungen 7 Tage.

13. Zahlungsabwicklung

Je nach Zahlungsart geben wir Name, E-Mail, Betrag und Bestellnummer an den Zahlungsdienst. Karten- und Kontodaten geben Sie direkt dort ein. Die Dienste sind selbst verantwortlich und können eigene Betrugs- bzw. Bonitätsprüfungen durchführen.

Stripe (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Klarna): Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Das Stripe-Skript laden wir nur auf Bezahlseiten.
Klarna (über Stripe): Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Schweden.
PayPal: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg.
Rechnung (nur Beratung): Rechnungsdaten und Zahlungseingang verarbeiten wir selbst bzw. über unsere Bank.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Aufbewahrung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB. Rechnungsdaten übermitteln wir für die Buchhaltung an unsere Steuerkanzlei.

14. E-Mails des Systems

Wir versenden Bestellbestätigungen mit Vertragsunterlagen und Rechnungen; Anmeldecodes, Passwort-Links und Sicherheitsbenachrichtigungen (z. B. Anmeldung auf einem neuen Gerät); Terminbestätigungen; Eingangsbestätigungen für Widerrufe; Hinweise zur Aufbewahrung Ihrer Antragsdaten (Ankündigung 30 Tage vor der Löschung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Der Versand läuft über unseren Mailserver bei IONOS. Werbe-E-Mails senden wir nicht.

15. Elterngeldkurs (Udemy)

Unseren Kurs gibt es nur auf Udemy. Wenn Sie dem Link folgen oder dort kaufen, verarbeitet Udemy Ihre Daten in eigener Verantwortung nach seiner Datenschutzerklärung. Als Kursanbieter sehen wir bei Udemy nach dessen Angaben Namen und Profilangaben der Teilnehmenden, nicht deren E-Mail-Adressen, sowie Statistiken, z. B. zu Ländern und Sprachen. Softwarekunden zeigen wir im Kundenbereich einen Udemy-Gutscheinlink; wir übermitteln Udemy dabei keine Daten.

16. Externe Medien – nur nach Ihrer Einwilligung

Diese Inhalte laden wir erst, wenn Sie im Cookie-Hinweis „Externe Medien“ erlauben oder beim Vorschaubild zustimmen (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Widerruf jederzeit über „Cookie-Einstellungen“.

YouTube-Videos (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) über youtube-nocookie.com. Nach dem Start erhält Google u. a. Ihre IP-Adresse und kann Cookies setzen.
Google-Bewertungen: offizielles Google-Maps-Element mit unseren Bewertungen. Google erhält IP-Adresse und Gerätedaten.

Übermittlungen in die USA sind möglich (Abschnitt 20). Eigene Erklärvideos auf unseren Seiten liegen auf unserem Server und laden keine Inhalte Dritter.

17. Bewertungen auf unserer Website

ProvenExpert: eigenes Siegelbild mit Link. Beim Seitenaufruf werden keine Daten an ProvenExpert übertragen. Die Gesamtbewertung ruft unser Server ohne Ihre Daten ab.

Einzelne Kundenbewertungen: Einzelne Bewertungstexte zeigen wir nur, wenn die bewertende Person der Verwendung ausdrücklich zugestimmt hat. Dann stehen dabei Vorname und Anfangsbuchstabe des Nachnamens, die Quelle und das Datum. Rechtsgrundlage ist die Zustimmung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Rezensionstexte von Google übernehmen wir nicht ohne eine solche Befugnis.

18. Partner Steuertipps

Kommen Sie über einen Link unseres Partners Steuertipps und haben Sie im Cookie-Hinweis „Partner-Herkunft“ erlaubt, merken wir uns diese Herkunft für 30 Tage im Cookie referrer. Das dient der Darstellung des Partner-Logos (Co-Branding) und der Zuordnung einer etwaigen Provision. Kaufen Sie in dieser Zeit, vermerken wir die Herkunft in Ihrem Kundenkonto. Ohne Einwilligung setzen wir das Cookie nicht; die Website funktioniert normal. Personenbezogene Daten geben wir an den Partner nicht weiter. Rechtsgrundlage: Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

19. Social Media

Wir betreiben Profile auf Instagram und YouTube. Unsere Website bindet diese Dienste nicht ein; die Symbole im Fuß der Seite sind einfache Links.

Instagram: Für die Statistiken über Besuche unseres Profils (Page Insights) sind wir mit der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Meta hat sich verpflichtet, die Informationspflichten zu erfüllen und die Betroffenenrechte zu bedienen (https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum). Sie können Ihre Rechte auch uns gegenüber geltend machen. Für alle übrigen Verarbeitungen ist Meta allein verantwortlich (https://privacycenter.instagram.com/policy).

YouTube: Für die Verarbeitung auf youtube.com ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, verantwortlich (https://policies.google.com/privacy). Wir erhalten von YouTube nur zusammengefasste Statistiken über die Nutzung unseres Kanals, ohne Bezug zu einzelnen Personen.

Übermittlungen in die USA sind bei beiden Diensten möglich (Abschnitt 20).

19a. Partnerangebote (partner.einfach-elterngeld.de)

Auf partner.einfach-elterngeld.de stellen Kooperationspartner ihre Angebote vor. Das sind Anzeigen; für Vermittlungen erhalten wir teilweise eine Provision. Für Besucherinnen und Besucher gibt es dort keine Cookies und keine Analysewerkzeuge. Klicks auf „Zum Angebot“ zählen wir nur je Partner und Tag, ohne IP-Adresse. Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen des Partnerportals.

20. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Dienst	Zweck	Rolle	Sitz / Drittland
IONOS SE	Hosting, Datenbank, E-Mail, verschlüsselte Sicherungskopie	Auftragsverarbeiter	Deutschland
Hetzner Online GmbH	verschlüsselte Sicherungskopie	Auftragsverarbeiter	EU
comcrypto GmbH, Chemnitz	Verschlüsselung ausgehender E-Mails	Auftragsverarbeiter	Deutschland
Gamma Placetel GmbH, Köln	Telefonanlage, Mailbox	Auftragsverarbeiter	Deutschland
freiberufliche Beraterinnen und Berater	Elterngeldberatung	Auftragsverarbeiter	Deutschland
Microsoft Ireland Operations Ltd.	Videoberatung (Teams)	Auftragsverarbeiter (Microsoft-DPA)	Irland / USA möglich
pCloud International AG	Ablage der Beratungsprotokolle	Auftragsverarbeiter	Schweiz, Datenregion Europa
Stripe, Klarna, PayPal	Zahlung	eigene Verantwortliche	Irland, Schweden, Luxemburg / USA möglich
Google Ireland Ltd.	YouTube, Google-Bewertungen (nach Einwilligung)	eigene Verantwortliche	Irland / USA möglich
Meta Platforms Ireland Ltd.	Instagram Page Insights	gemeinsam verantwortlich	Irland / USA möglich
Udemy, Inc.	Kurs	eigene Verantwortliche	USA
ProvenExpert	Bewertungsprofil (nur Link und Serverabruf)	eigene Verantwortliche	Deutschland
Steuerkanzlei, Bank	Buchhaltung, Zahlungseingang	eigene Verantwortliche	Deutschland

Drittländer: Wir speichern Ihre Daten in der EU. Microsoft, Google, Stripe, PayPal und Meta können Daten in die USA übermitteln. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (10.07.2023) für zertifizierte Unternehmen, sonst Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss. Udemy erreichen Sie nur, wenn Sie selbst auf udemy.com gehen; wir übermitteln Udemy keine Daten.

21. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist. Gesundheits- und Antragsdaten löschen wir früher als Vertrags- und Rechnungsdaten. Für mögliche Rechtsansprüche bewahren wir keine Antragsinhalte auf, sondern nur die konkret nötigen Nachweise, getrennt und mit beschränktem Zugriff.

Daten	Löschung
Eingaben im kostenlosen Rechner ohne Kundenkonto	nur in Ihrer Sitzung (verschlüsselt); gelöscht mit dem Sitzungsende, spätestens 120 Minuten nach der letzten Eingabe, oder sofort bei Widerruf der Einwilligung
Software: Antragsdaten, Zwischenstände, Berechnungsnachweis, erzeugte Anträge, Daten zur Einreichung (Abschnitt 10a), abgeschlossene Support-Anfragen	nach Ihrer Wahl im Kundenkonto: sofort oder 6, 12 (Voreinstellung), 24 bzw. 36 Monate nach Erstellung der Anträge, jederzeit änderbar. Wir kündigen die Löschung 30 Tage vorher per E-Mail an; ohne Ihre Handlung verlängert sich die Frist nicht. Für Anträge, die vor dem 10.10.2026 erstellt wurden, beginnt die Frist mit diesem Datum. Als Nachweis der genutzten Lizenz bleibt ein Vermerk ohne Antragsinhalt (Art, Datum).
Software: bezahlte, noch nicht genutzte Lizenz	keine Löschung, solange die Lizenz nicht genutzt ist (unbefristetes Nutzungsrecht, AGB § 5.3); auf Wunsch löschen wir das Konto vorzeitig
Beratung: Uploads, Protokolle, Antragsentwürfe, Daten zur Einreichung (Abschnitt 10a), Support-Anfragen	mindestens 3 Jahre nach Abschluss der Beratung, danach nach Prüfung (offene Anfragen erst nach ihrem Abschluss)
Anfragen ohne Vertrag (E-Mail, Kontaktformular, Support-Center ohne Kundenkonto)	12 Monate nach Abschluss der Anfrage
Vertrags- und Nachweisdaten ohne Antragsinhalte und Uploads (Bestelldaten, Vertragsunterlagen, Ihre Erklärungen, Widerrufsvorgänge ohne IP-Adresse, Einwilligungsnachweise nach Ende der Einwilligung)	3 Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Vertrag beendet bzw. die Einwilligung beendet wurde (regelmäßige Verjährung), mit beschränktem Zugriff; soweit es sich um Handels- oder Geschäftsbriefe handelt, 6 Jahre (§ 257 HGB)
Rechnungen und Buchungsbelege	8 Jahre ab Jahresende (§ 147 AO, § 257 HGB)
Protokoll Ihrer Datenschutzanfragen (ohne Inhalte)	3 Jahre ab Jahresende; offene Löschanträge bis zur Erledigung
Aktive Anmeldungen / bekannte Geräte	30 Tage nach Ende der Anmeldung / 12 Monate nach der letzten Anmeldung
Terminportal	92 Tage nach dem Termin
Server-Protokolle	7 Tage
Anwendungsprotokolle	30 Tage
Sicherheitsprotokoll der Anmeldung	12 Monate
Datensicherungen	7 Tage, technisch gesperrte Schutzkopien höchstens 7 weitere Tage; erneuter Löschlauf nach jeder Wiederherstellung

Nach einem Widerruf Ihrer Einwilligung nach Abschnitt 8 sperren wir die Angaben sofort und löschen Ihre Rechner- und Stammdaten sowie die Antrags-PDFs nach 14 Tagen, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Auf Wunsch löschen wir Ihr Konto vorzeitig.

22. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Ohne die für einen Vertrag nötigen Angaben können wir die Leistung nicht erbringen. Automatisierte Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO treffen wir nicht. Die Software rechnet nur; über Ihren Antrag entscheidet die Behörde. Auch Werte, die wir aus Ihren Unterlagen auslesen, prüft vor der Verwendung immer ein Mensch.

23. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Verarbeitung oder Rechtslage ändern. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung; frühere Fassungen: einfach-elterngeld.de/rechtstexte/archiv